記者発表会や会見など、多くのメディアを同時に集めて行うイベントの場は、広報担当者の腕の見せどころ。臨機応変かつスピーディに対応することが求められるが、時にハプニングが起こるのも日常茶飯事。メディアを満足させるイベントのポイントとは。
報道受付
会場の入り口に設置する報道受付はイベントの顔。席の確保のために急ぐメディアも多いので、素早い対応を。来場したメディアには名刺をもらって来場者としてチェック。名刺を忘れたメディア用に芳名帳も準備しておくこと。特にテレビメディアはクルーで来場し代表者のみが受付を済ませる場合も多いため、人数のチェックをした方が良い。当日の流れが分かる資料も受付時に配布する。
お土産配布
お土産がある場合には、メディアが帰る際に渡すのが基本。すぐに配れるようにスタンバイしておくこと。受付時に渡す場合もあるが、荷物になるため、なるべく帰りのタイミングで渡した方が良い。新商品など製品をお土産として渡す場合には、必ず問い合わせ先を明記した説明資料を付けておくこと。あまり重くてかさばるものは後日郵送などとし、手渡しで配るお土産は軽くて荷物にならないものが良い。
テレビカメラマンエリア
テレビカメラは立って撮影するもので、カメラも大きいことから会場の後方にエリアを設けるのが基本。撮影位置がものを言うことから、先着順で整理券や番号札を配布し、混乱を避ける必要がある。テレビメディアが現場にかついでくるカメラは一般的に「ENGカメラ」と呼ばれる。
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