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企画実現のための「社内調整」お悩み相談室

社内調整のお悩み解決!「メールを送っても、協力してもらえない。」編

コクヨファニチャー スキルパークシニアトレーナー 下地寛也

販促担当者へのアンケートでは、6割が「社内調整」に課題を感じています。上司、他部署への依頼・交渉をもっとスムーズにしたい! そんな販促担当者のリアルな悩みに対し、社内コミュニケーションを円滑にするヒントをお伝えします。

今月のお悩み

メールを送っても、協力してもらえず困っています。

かかわる人が多い上に忙しい人が多く、メールを利用して企画を進めるしかないのですが、結局話が進みません。

--------メーカー 広報担当

口頭より難しいメールのコミュニケーション

多数の人と仕事をするときにメールでお願いすることは、もはや常識となっていますが、送っても返信がなかったり、ひどいときは読んでももらえません。

そもそもメールとは不完全なコミュニケーションツールです。本来、コミュニケーションとは

「(1)伝え手が情報を発信し、受け手が受信する」

「(2)受け手が受信したことを発信し、伝え手がそれを確認する」

これで終わります。フェイストゥーフェイスでは受け手の相づちや、うなずく様子を見て、伝え手は伝わったことを確認するわけですが、メールでは(2)が欠落します。開封確認つきメールを送る人もいますが、開いたことの確認で、内容を理解したことの確認にはなりません。

上司から「おい、相手に話は伝わっているのか?」と聞かれたときに「メールで伝えています」と返答しがちですが、「伝えた」と「伝わった」は違うわけです。多くの場合、メールを受けた側は「そんなメール来ていたっけ?」となっています。つまり、メールの方がフェイストゥーフェイスのコミュニケーションより難しいという意識をもって、この道具を使う必要があるでしょう。

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