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企画実現のための「社内調整」お悩み相談室

社内調整のお悩み解決!「多忙な上司に、短い時間で企画を説明できない」編

コクヨファニチャー スキルパークシニアトレーナー 下地寛也

販促担当者へのアンケートでは、6割が「社内調整」に課題を感じています。上司、他部署への依頼・交渉をもっとスムーズにしたい! そんな販促担当者のリアルな悩みに対し、社内コミュニケーションを円滑にするヒントをお伝えします。

今月のお悩み

多忙な上司へ、短い時間に言いたいことを伝えられずに困っています。

決定権のある役員が超多忙で、企画をプレゼンできるのが、移動中のタクシーぐらいです。どうすればいいでしょうか?

--------小売・流通業 販促担当

プレゼンの論点と結論をまず明確に!

タクシーで話せる時間は5分なのに準備した資料は20枚。どの部分を説明しようかとアタフタしてしまいます。初めのページから丁寧に説明すれば時間がなくなりますし、適当に飛ばして説明すると「ちょっと待って、何を言いたいのか分からない」と役員に指摘されそうです。

役員の立場に立ってみると、聞きたいことは「論点(何の相談か)、結論(どうするつもりか)、理由(結論が妥当な根拠は?)」のはずですから、その順番で話せば分かりやすい説明になるわけです。いろいろ言いたいことはあるでしょうが、論点と結論と理由の三つを明確にしましょう。これだけで聞き手は随分と安心できます。

論点とは「議論することは何か」です。役員は多数の案件を抱えています。どの話をするのかをまず明確にしましょう。そして論点には前置きと問題提起が必要です。話は必ず前置き(相手の知っているところ)から始めます。「来年の主力商品のリニューアル企画が進んでいることはご存知だと思いますが...」。続いて問題提起(合意を取りたいこと)を述べます。「未決だった最終案のコピーと販促ツールのご判断をいただきたいです」。

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