今月のお悩み
前任が異動となり、メディアとのリレーションが途絶えてしまいました。手元にあるのは過去のリリースとメディアリストのみ。せっかく築いた人脈をうまく引き継ぐにはどうしたらいいですか。
回答
メディアの個人情報だけでなく、リリース既読状況や過去の掲載、興味範囲まで1つのデータで統合管理しましょう。
メディアリレーションズは、どうしても属人的になりがちな広報業務です。人事異動があると、リレーションが途切れ、信頼関係は一から築き直し。せめて前任の人が、メディアの誰にアプローチしていたか分かればいいのですが、「記事化されていないけれどアプローチしていた記者」などは可視化しにくく、お手上げ状態です。
エクセルに記者の連絡先や発表会参加の履歴などのメモが書かれたメディアリストが引き継がれることもあるでしょう。しかしファイルを開くと「横に延々とスクロールする使いづらい表で、どんな付き合いをしていたのかは分からない」という声も耳にします。
既にリレーションのある記者は誰で、どんなリリースに興味があるのか。広報部のメンバー内で、こうした情報共有ができている状態にするには、記者の連絡先と、リリースの既読状況や過去の掲載履歴などの情報を、一元管理する必要があります。
PRしやすくなる土壌づくり
私たちプラップノードが提供するPR業務のオールインワンプラットフォーム「PR Automation（β版）」は、リリースの配信、記者の既読確認、クリッピングまで1つのツールで行い、記者の関心を蓄積します。その関心に合わせリリースの配信先やその後のアプローチを最適化するので、「先日は記事化ありがとうございました。実はあの内容、新展開があって⋯⋯」といった、会話の糸口をつかんだPRができるわけです。ポイントは2つあります。
❶記者ごとに情報を一元管理
記者別に情報を集約し、連絡先などの基本情報だけでなく、既読したリリースや、アプローチ履歴を表示することで、記者の興味関心が一目でわかります。自動表示されるクリッピング記事と記者は、画面上で簡単に紐づけ可能。それらから分析した記者の関心をキーワードでタグ付けもできます。
❷最大1万件、最適なリストを手軽に作成
例えば飲食チェーンの場合、「新店舗」「試食会参加」「食品担当」「SDGs」など記者の関心をタグ付けして蓄積すると、ボタンひとつで記者の関心をもとにしたリリース配信リストがつくれます。記者リストは1万件まで登録可能（＊）で、記者検索もできます。
＊ メール配信数はプランによって上限が異なります
図1 「PR Automation（β版）」を使うと把握できるようになること
1つのデータベースでメディアの情報を管理し使いやすい状態にしておくと、記者の興味が立体的に分かります。日々大量のリリースが届く記者に「この人は、いつもいいネタをくれる」と思ってもらえれば、PRの精度はぐっと高まります。
CHECK！
リスト管理からクリッピング、分析まで。
国内初オールインワンのPRクラウドツール「PR Automation（β版）」
プラップノードCEO
渡辺幸光氏
2020年3月、PR会社のプラップジャパンがマーケティングSaaSのショーケースと合弁で設立したプラップノードで代表を務める。
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