デジタルに強みを持つ戦略PR会社アウルは、リアルの記者会見と遜色のない「オンライン記者会見」を実現するサービス「ONLINE KAIKEN」を展開している。今回は、広報会議編集部がオンライン会見を記者目線で体験。それをもとに会見の工夫やサービスのポイントについて、アウルに聞いた。
新型コロナウイルスへの対応は、企業姿勢を問われる。広報にとっても大きな関心事だ。そうした環境下で、記者会見をオンラインで開催しようと試みる企業が増えているが、「配信が途切れないか」「質疑応答の対応は？」など不安を抱く広報担当者も多い。そこで編集部は、オンライン会見サービス「ONLINE KAIKEN」を使った外資系企業の事業説明会に参加。気づいたポイントをまとめていきたい。
セキュアな環境での参加者管理
オンライン記者会見に申し込むと視聴URLが事前に届いた。会見30分前にアクセス。媒体名や連絡先などを入力すると、視聴ページにログインできた。YouTubeやZoomのインターフェースではなく、独自開発されたシステムだ。ページ右のチャットスペースには事務局からのメッセージが表示されており、ページ下部からは式次第や資料をダウンロードできる仕組み。
リアルの会見の受付で資料を渡されるような感覚だ。待機しているとチャットスペースに開始が5分遅れる旨の案内。リアルであれば司会からアナウンスができるが、オンラインではこうした配慮もしておきたい。
「オンライン会見では、記者が参加しやすい分、離脱もしやすい。ストレスなく参加できるような仕組みを整えるため、ログインから資料ダウンロード、視聴、質疑応答のチャットを同じページ内で完結できる『プレスルーム』を独自開発しました」と「ONLINE KAIKEN」を担当するアウルの柴田大輔氏は話す。同サービスでは、ログイン時点でIPアドレスを取得するため、特定アドレスのブロックができるなど、広報担当者が安心できる配信環境も整えている。
多言語開催とバックアップ体制
登壇した社長、副社長はどちらも英語を使用しての登壇。英語の部分は同時通訳の日本語音声が流れた。外国人の記者も視聴していたという。国境を越えた会見・多言語対応は、オンラインならではのメリット。画面上には、視聴者数がリアルタイムで表示され、約60人。会見への注目度が感じられた。
プレゼンテーションはスムーズで、音声と映像にずれはない。カメラのアングルも複数用意されて、記者を飽きさせない工夫が見て取れる。こうした視聴環境を実現するには、実は運営面での経験値が必要だ。
「流れているスライドや映像が、登壇者のスピーチ内容とぴたっと合っているか？カメラワークは？登壇者の目線は？などバックヤードにいるスタッフと息をぴったり合わせる必要があります。最低でも本番前までに2度リハーサルを実施して、資料を出すタイミングなどを入念に確認しています」と柴田氏。
万一に備えたバックアップ体制も整っていた。参加者側のPCの不具合などで視聴ができない場合の対応として、同時並行で限定公開のYouTube上でも映像を配信。画面を切り替えることで視聴し続けられるようにしていた。
高レスポンスの質疑応答
プレゼンテーションが終わると記者からの質疑応答へ。事前にメールで寄せられた質問やリアルタイムでチャットに書き込まれた質問を司会者が読み上げ、登壇者が回答。
リアルの会見よりハイテンポで質疑応答が進んでいく。時間いっぱいで回答しきれないものについてはメールで回答が送られるとアナウンスがあった。
「チャットで集まった質問から回答すべきものを広報担当者が選び、Q&A専門のディレクターが、登壇者の前にあるモニターに映し出しています。スムーズに質疑応答が進みますし、登壇者も安心できます。また記者が質問をチャットで送るとき、文字制限を設けておけば中だるみも防げます。他の記者にチャットの質問内容を開示しない設定にしておくと質問の数も増えやすく、その後の記者とのリレーションがとりやすくなるでしょう」と、柴田氏は話す。
広報担当者からは会見当日メールで回答が届いた。追加で聞きたい内容については、会見後に広報担当者とやりとりを継続しやすい。
初めてのオンライン会見に備えて
オンラインでの会見は、会場を用意する必要もなく準備期間は短くて済む。機材があれば自前での配信も可能だ。だが、ここまで見てきたように、リアルの会見とは異なる細かな配慮もいる。「ONLINE KAIKEN」を提供するアウルは、2019年夏ごろからすでにオンライン会見サービスの提供を開始。会見を知り尽くしたスタッフが、案内状の一斉配信から、記者誘致、台本の準備、撮影、映像配信、プレスキットのシェアまでフルパッケージで対応している。
「リアルとオンライン会見の違いをほぼない状態にしてはじめて、メディアとのリレーションが築けると思います」と柴田氏。「ONLINE KAIKEN」は、簡易的な撮影・配信のみなら約50万円から。最短5営業日で配信できる。先述の「プレスルーム」の仕組みを使い、瞬時に来場者リストと質問の一覧を主催者側に納品するスピード感も好評だ。
Q.リアルとオンラインで参加メディア数に違いはある？
A.オンライン化によって、参加メディア数は2～3倍まで増えています。忙しい記者もPCさえあれば参加でき、普段は足を運べない地方や海外の記者の参加も見受けられます。
Q.質疑応答がもたつきそうです
A.登壇者が回答すべき質問を事前に広報担当が選択できる環境と登壇者へ質問を映し出す返しモニタシステムがあると安心です。
Q.配信が途切れたらどうする？
A.万一のために別回線配信しているミラーリングサイトをダブルスタンバイ。別サイトから視聴できるようにしておくことが大事です。
Q.記者限定の会見に一般人が紛れることもある?
A.セキュアな環境を整えていれば、紛れることはありません。万が一、紛れた場合のことも想定し、視聴者のIPアドレスを取得し、ブロックできる環境を備えておくことが必要です。
アウル
執行役員
柴田大輔氏
ONLINE KAIKENの詳細
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