急速に導入が進むリモートワークだが、欠かせないのがオンラインミーティング。空間を共有する会議と異なり、モニター越しで会話をするため、経験がない人たちにとっては「やりにくい」「全然慣れない」といった感覚があるのではないか。そこで、積極的にオンラインミーティングを活用しているプランナーに、ミーティングを円滑かつ効率よく進めるコツを教えてもらった。
オンラインミーティングでは「ごまかし」が効かない
僕が昨年まで籍を置いていたグーグルでは、世界各地の人員でチームが編成されていたため、資料はオンライン上で事前に共有し、それぞれ資料にコメントやフィードバックが入った状態でテレビ会議に臨んでいました。
日本でテレワークが本格的に始まってからも、その方法が参考になっています。企画は事前に資料やメモで共有する方法にシフト。そして打ち合わせは、すり合わせや合意の場にしています。テレビ会議システムの「ホワイトボード機能」や「テキストエディター」を画面共有しながら皆の意見をまとめ、その画面キャプチャ画像を議事録として残しています。
テレワークが始まるまでは、企画の持ち寄りはその場でそれぞれの案を披露することが通例でした。企画の良し悪しだけでなく、若手はその場での「プレゼン」も気にします。どの案から出すか、どんな話し方で出すか。自分の持ってきた企画が弱いとわかっているときほど、そんなことでごまかそうとしていました。オンラインのミーティングでは、そのような「ごまかし」は効かず、純粋な企画力が求められます（恐ろしい）。
余談ですが、僕がルーティンとして友人とやっているのが、テレビ会議を使った朝のヨガとラジオ体操です。オフィスに出社することがなくなると、一日のペースを自分でつくる必要があるためです。平日の朝9時30分にテレビ会議で集まり、YouTubeで気になったヨガやラジオ体操の動画を画面共有し、それぞれの家で同時に体を動かします。参加するメンバーは、互いに紹介したい人を招待。広告会社だけでなく、経営者や料理人、トレーナーなど多岐にわたり、交流の場としても機能しています。
中川リョウ氏電通第5クリエーティブプランニング局 コピーライター・PRアーキテクト |
ミーティングを円滑にするための、3つの工夫
仕事のミーティングツールは基本的に「Microsoft Teams」を利用していますが、オンライン飲み会などは参加者全員の顔が見えるように「Zoom」を活用しています。
オンラインミーティングをするようになってからは、3つの工夫をしています...
