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企画実現のための「社内調整」お悩み相談室

「経過報告をしてこない部下がいて、困っています」その対処法は?

下地寛也(コクヨファニチャー スキルパークシニアトレーナー)

販促担当者へのアンケートでは、6割が「社内調整」に課題を感じています。上司、他部署への依頼・交渉をもっとスムーズにしたい!そんな販促担当者のリアルな悩みに対し、社内コミュニケーションを円滑にするヒントをお伝えします。

今月のお悩み

経過報告をしてこない部下がいて、困っています。

仕事はできる部下なのですが、こちらが言わないと仕事が終わるまでまったく報告に来ません。

--------小売業・販促担当

なぜ報告が必要なのかをしっかり説明する

「なんであいつはいつも報告に来ないんだ」と思っていても、部下は「うまく進んでいるから経過報告の必要はないだろう」と思うものです。さらに下手に報告すると、上司から思わぬ指示が出て、面倒なことになるのは嫌だなと考えることもあるでしょう。

部下にとっては面倒な報告ですが上司にとってはチーム運営上、必要なことです。ところが、報告はなぜ必要かということを、部下と共有していない人がほとんどではないでしょうか。私は主に部下が上司に報告する意味は4つあると考えています。

1つ目は「頼んだ仕事の品質を見るため」です。仕事が締切に間に合ったとしても、その仕事のクオリティーが100点のできとはかぎりません。仕事は終わればいいわけではなく、質の高い結果を出す必要があるわけです。2つ目は「リスク回避をするため」です。部下の仕事は自分が持っているものだけですが、上司は部下全員の仕事に対して責任があります。報告される仕事と報告されない仕事があると思わぬところでトラブルが起こるかもしれません。3つ目は「次の仕事を誰に割り振るかを決めるため」です。仕事は次々と上司のところにやってきます。上司は部下の忙しさを把握していないと、適切な仕事の分配ができないわけです。4つ目は「上司も自分の上司に報告する必要があるため」です。課長は部長に、部長は役員に、偉くなっても報告業務はなくなりません。このことを意外と部下は知りません。突然役員から部門の状況を聞かれてメンバーの動きを把握していないと部門の評価が下がりかねません。

報告のしかたを部下と決める

報告の目的を共有できたら、次は具体的な報告のしかたを部下と決めましょう。報告はまったくないと困りますが …

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