データストレージが実現するグローバル拠点とのチームワーク

動画キャンペーンなどの増加でますます大容量のデータが増える中、その管理・共有方法は、多くの人に共通する課題。そんな中、クリエイティブエージェンシーGreat Works Tokyoでは、チーム向けオンラインストレージ「Dropbox Business」を導入。そこから生まれた“ワークスタイルの変化”とは。

01 Dropbox Japan マーケティングマネージャー荒井一広さん（左）、Great Works Tokyoチーフクリエイティブオフィサー鈴木曜さん（右）。

出張などの移動時に活躍するコミュニケーションツールは？

荒井▶　Great Worksは海外に複数拠点がありますが、プロジェクトはグローバルで取り組むことが多いのでしょうか？また、その中で鈴木さん個人の役割も教えていただけますか。

鈴木▶　当社はスウェーデン発のクリエイティブエージェンシーで、東京オフィスの開設は2008 年です。現在は上海やNYにも拠点があり、アブソルートウォッカなど、共通のグローバルクライアントの仕事に共に取り組むことも多くあります。私個人はCDとして複数のクライアントの責任者を務めるとともに、チーフクリエイティブオフィサーという肩書で、全体のクリエイティブコントロールもしています。

荒井▶　出張や移動も多いと思いますが、普段どんなスタイルで仕事をしていますか？

鈴木▶　月の半分ぐらいは出張しています。オフィスにいるときはみっちり打ち合わせが入っています。夜になってから企画書や書類のチェックをして、気がついたら午前様…になっていることもしばしばで。

荒井▶　それはハードワークですね！飛行機や電車などの移動時は、どのようなツールを使ってお仕事をされているのでしょうか。

鈴木▶　出張は国内外問わずあり、新幹線や飛行機など、移動手段もさまざまです。国内で日帰りなら、1日で5時間ぐらいの移動時間があるので、この時間をデスクワークにあてています。社内とのコミュニケーションはSlackでタイムリーに行っています。基本はスマートフォン、大きな容量のものはノートPCで、と使い分けていますね。デバッグ（検証作業）はiOSとアンドロイド両方でしなければならないので、常にスマホは2台持ち歩いています。

チームの共有ツールにすることで無駄な時間のロスが激減した

荒井▶　鈴木さんがDropboxを使いはじめたきっかけは何だったんですか。

鈴木▶　以前から個人で無料版ベーシックのアカウントは持っていましたが、本格的に使うようになったのはGreat Worksに入ってからです。外国人スタッフはDropboxによるファイル共有が当然という雰囲気で、スウェーデンや香港から来た社員もメインツールとして使っていましたし。

荒井▶　Dropboxは海外での利用率が非常に高く、香港とシンガポールが1、2位で、インターネットユーザーの約7割の方に使っていただいているんです。

鈴木▶　実際使ってみたら、フォルダの共有やデータのやり取りが非常に楽でした。無料版の容量制限20GBはすぐいっぱいになってしまって、有料で1TBまで使えるプロ版にアップグレードし、その後チーム利用ができるビジネス版にという流れです。今はクリエイティブチーム全員で、社内のデータ共有ツールとしてSlackやWeTransferと組み合わせて使っています。

荒井▶　ちなみに、それ以前は社内でどのようにデータ管理をしていたのですか？

鈴木▶　複数台の大きなハードディスクを鍵のかかる場所に保管し、ブランドごとに色を変える、ふせんをつけるなどをしていたんですが…。見返すときに不便だし、落として壊れてしまったらデータを取り出せなくなるリスクもある。何かいい方法はないかとずっと模索していました。今ではハードディスクを全く使わなくなったので、購入費用も削減されましたし、データ管理も便利になりました。ハードディスクでやり取りするリスクも消え、いいことずくめです。さらに言えば、メールも使わなくなりました。共有リンクを送るだけで海外とやり取りできるので、コミュニケーションのロスが劇的に減っています。

荒井▶　普段Dropboxを使ってどうチームでコミュニケーションを取っていますか。

鈴木▶　最近は動画のキャンペーンが増えてきていて、動画のコメント欄を重宝しています。Dropbox上で気になる秒数のところで止めて脇にコメントを書いて共有できるので、メールと行ったり来たりしなくていい。また、同期したいフォルダだけを選べる「選択型同期」機能もよく使います。以前はハードディスクを持ち歩いていましたから（笑）。ストレージの問題はどこのクリエイティブエージェンシーも抱えていると思います。

データをストレージに預けるのはお金を銀行に預けるようなもの

荒井▶　データ管理に関して、セキュリティ面で気になることはありますか。

鈴木▶　私たちの仕事はお客様の機密事項を多く含んでいます。ですからセキュリティ面には非常に気を使います。Dropboxでデータを管理していれば、万が一PCを盗まれても閲覧権限を削除すれば済むので、バイク便でハードディスクを送ったり、デジタルに疎い人がPCで管理するよりもよほど安全だと考えています。データを預けるのは、お金を銀行に預けるのと同じようなものだと思っているんです。プロに預けたほうが、きちんと管理してもらえる。その一方で、スマートフォンでデータを引き出せる利便性も兼ね備えていますしね。

荒井▶　情報漏えいの割合として多いのは、PCの置き忘れといった、まさに人的なエラーが多いですからね。

鈴木▶　もう一つ、サーバー側でデータ編集の履歴がすべて残るので、マネジメントから見ると、問題がいつどこで起こったのか把握しやすいんです。トラブルシューティングしやすい仕組みです。

荒井▶　ありがとうございます。最後に、Dropboxを導入する前と後で、経営視点から成果と感じるのはどんな点でしょう？

鈴木▶　時差がある海外の国とものづくりを進める際の効率が格段に上がりました。以前はそれこそ船便でパネルを送って…みたいな話もありましたが。今は夜に共有リンクを送っておけば、翌朝作業が進んでいて、しかもいつ誰が編集したかもわかる。その間のプロセスも含めて把握できます。Skypeもあるのですが、ヨーロッパやアメリカとのやりとりでは時差に配慮して夜と朝で互いに時間を合わせて…といった調整が必要でした。特にCGのように時間をかけるほどクオリティが上がる種類のものは、少しの時間のロスも惜しいので、レンダリングして送ってもらって翌日見て…ではなく、リアルタイムでフィードバックを戻せるのがいいですね。コミュニケーションの密度が濃くなり、より筋肉質なアウトプットができるようになったと感じています。

荒井▶　本来すべきことに時間を費やせるようになったということですね。私たちもそこを目指しているので、嬉しいです。

鈴木▶　作業の時間だけでは、私たちの仕事は完成しません。考える時間が大事だし、いい仕事をするためには映画も見たほうがいいし、美術館にも行った方がいい。スタッフにもそう言っています。Dropboxのようなツールで、そのための無駄を削ぎ落としていけるんじゃないかと思います。